BIBLIOTECA DO
REGISTRO CIVIL
RETIFICAÇÃO, RESTAURAÇÃO E SUPRIMENTO
Mecanismos de correção, recomposição e integração do registro civil
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A PERENIDADE DOS REGISTROS CIVIS
A perenidade constitui característica essencial dos registros civis. Os atos registrais não se extinguem pelo decurso do tempo e seus efeitos documentais não estão sujeitos a prazo de validade em razão da antiguidade do assento. Os livros e registros devem, por isso, ser permanentemente conservados, assegurando-se a preservação da memória jurídica das pessoas e a possibilidade de expedição de certidões a qualquer tempo.
A guarda e a conservação dos livros, documentos e registros competem aos Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais, a quem incumbe preservar a integridade e a continuidade do acervo registral.
A perenidade, contudo, não significa imutabilidade. Ao longo do tempo, um registro pode revelar inexatidões, omissões ou insuficiência de elementos e pode, ainda, sofrer deterioração, extravio ou destruição, total ou parcial. A permanência do registro exige, justamente, que o ordenamento ofereça instrumentos capazes de preservar ou recompor a correspondência entre o assento e a realidade jurídica que ele deve retratar.
A Lei de Registros Públicos contempla, para essas situações, três importantes mecanismos: retificação, restauração e suprimento. Pela retificação, corrigem-se inexatidões ou erros em elementos do registro; pela restauração, recompõe-se o registro perdido, extraviado ou deteriorado; e, pelo suprimento, supre-se a ausência do registro ou de elemento que nele deveria constar.
Essas providências poderão desenvolver-se pela via administrativa ou judicial, conforme a natureza da medida, a hipótese legal e o grau de complexidade da situação apresentada.
DIFERENÇA ENTRE REGISTRO E CERTIDÃO
O registro é o ato originário, lavrado por iniciativa de pessoa legitimada ou em cumprimento de determinação judicial, destinado a documentar fato ou ato relativo à vida da pessoa natural cujo ingresso no Registro Civil seja previsto pelo ordenamento jurídico, observados os requisitos e procedimentos aplicáveis.
Cada fato ou ato sujeito a registro possui assento próprio e único, lavrado no livro correspondente e mantido sob a guarda e conservação do Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais. Os livros integram o acervo permanente da Serventia e são submetidos a especial regime de proteção, inclusive quanto à sua retirada, evidenciando a relevância conferida à preservação da fonte registral.
Pode-se dizer, de maneira didática, que o registro é a matriz. É nele que permanece documentado o fato ou ato jurídico e é sobre ele que, posteriormente, serão lançadas as averbações e anotações legalmente cabíveis.
A certidão, por sua vez, é o documento expedido a partir dessa matriz, destinado à circulação e à exteriorização das informações constantes do registro. Enquanto o registro permanece sob a guarda do Oficial, a certidão leva o seu conteúdo para fora da Serventia e faz prova do que nele se encontra assentado, nos limites e na forma previstos em lei.
Todas as averbações, anotações, retificações, restaurações e suprimentos são lançados nos registros e não nas certidões.
RETIFICAÇÃO - CORREÇÃO DE ERRO DE GRAFIA
CONCEITO
No momento da lavratura do registro são lançados os elementos exigidos pela legislação para documentar, de forma ordenada e permanente, determinado fato ou ato da vida civil.
Para fins didáticos, é possível visualizar o registro como uma estrutura composta por blocos de informações. Inicialmente encontram-se os elementos destinados à sua identificação — livro e respectiva letra, folha, natureza e número de ordem do registro e matrícula. Seguem-se as referências ao momento e à serventia em que o ato foi lavrado, bem como à sua origem, que poderá decorrer de declaração, requerimento, título ou determinação judicial.
Na sequência são lançadas as informações relativas ao titular ou aos titulares do registro e os demais elementos próprios da natureza do ato. Ao final, encontram-se os dados de encerramento: identificação do responsável pela lavratura, assinaturas, quando exigidas, emolumentos ou indicação da gratuidade, referências às comunicações e anotações cabíveis e selo digital.
O registro, contudo, não permanece necessariamente estático após a sua lavratura. Ao longo da vida civil de seu titular, podem ser lançadas averbações, que modificam ou complementam o seu conteúdo, e anotações, que estabelecem a comunicação entre os diferentes registros e dão notícia de outros acontecimentos juridicamente relevantes.
É nesse conjunto organizado de informações que pode surgir a necessidade de retificação.
RETIFICAÇÃO JUDICIAL
A Lei de Registros Públicos estabelece expressamente as hipóteses em que a retificação pode ser realizada pela via administrativa. Essas hipóteses são de numerus clausus: somente as situações previstas no art. 110 da Lei n º 6.015/1973 podem ser corrigidas diretamente perante o Registro Civil.
As inexatidões que não se enquadrem nas hipóteses legalmente previstas para a retificação administrativa, ou cuja natureza e complexidade exijam apreciação jurisdicional, deverão ser submetidas à retificação judicial, observando-se o procedimento previsto na Lei de Registros Públicos.
RETIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA
A retificação administrativa permite a correção do registro diretamente perante o Registro Civil das Pessoas Naturais, independentemente de intervenção judicial, nas hipóteses expressamente autorizadas pela Lei de Registros Públicos.
Diferentemente da retificação judicial, sua utilização está condicionada ao enquadramento da inexatidão em uma das situações legalmente previstas. Não cabe ao Oficial ampliar essas hipóteses nem utilizar o procedimento administrativo para solucionar questões que dependam de produção de prova, controvérsia entre interessados ou apreciação jurisdicional.
A correção é realizada mediante averbação no próprio assento, preservando-se o registro originário e tornando documentalmente identificável a alteração efetuada.
O procedimento administrativo não representa simples alteração material do texto anteriormente lançado. Trata-se de ato registral de retificação, sujeito à qualificação do Oficial, que deverá verificar o título, os documentos apresentados e a presença dos pressupostos legais que autorizam a correção.
LEGITIMIDADE
A retificação pode ser requerida pela pessoa a quem o registro se refere, por seu representante legal ou por quem demonstre legítimo interesse na correção, observada a natureza da alteração pretendida.
Tratando-se de registro de pessoa falecida, a impossibilidade de atuação do próprio titular não impede a correção do assento. Nessa hipótese, a legitimidade para requerer a retificação é atribuída ao parente mais próximo, observada a ordem de proximidade do parentesco e a demonstração documental do vínculo.
A legitimidade deve ser apreciada em relação ao conteúdo que se pretende retificar e aos efeitos da alteração. Não basta mero interesse na modificação do assento: o requerente deve possuir vínculo jurídico que legitime sua atuação e apresentar os documentos necessários à comprovação da inexatidão e do dado correto.
RETIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA DE OFÍCIO
A retificação administrativa não depende necessariamente de provocação do interessado. Quando o erro for imputável ao próprio serviço registral, o Oficial deverá promover a retificação de ofício, independentemente de requerimento e de pagamento de emolumentos.
A atuação de ofício pressupõe que a inexatidão possa ser identificada e corrigida com segurança a partir dos elementos disponíveis, sem que a retificação seja utilizada para solucionar controvérsia ou questão que dependa de apreciação jurisdicional.
Nessa hipótese, a correção decorre do próprio dever de o Registro Civil preservar a exatidão e a integridade de seu acervo, não sendo razoável transferir ao interessado o ônus de provocar ou custear a correção de erro imputável ao serviço registral.
A retificação não dá origem a novo registro nem substitui materialmente o assento anteriormente lavrado. O registro originário é preservado.
Reconhecida a procedência da retificação, pela via administrativa ou judicial, a correção ingressa no sistema registral mediante averbação à margem do assento, tornando identificável a alteração realizada e preservando a sequência histórica dos atos nele praticados.
A partir da averbação, as certidões serão expedidas de acordo com o estado atual do registro, observadas as regras próprias relativas ao conteúdo e à forma de certificação.
INGRESSO DA RETIFICAÇÃO NO REGISTRO
EMOLUMENTOS E GRATUIDADE
Em regra, a retificação administrativa constitui procedimento sujeito aos emolumentos previstos na legislação estadual, ressalvadas as hipóteses legais de gratuidade ou isenção.
Quando, porém, a retificação decorrer de erro imputável ao Oficial, não são devidos emolumentos pela correção. Trata-se de consequência direta da responsabilidade do serviço pela exatidão do ato anteriormente praticado.
Além dessa hipótese específica, devem ser observadas as demais gratuidades e isenções legalmente aplicáveis, como a concessão de gratuidade de emolumentos às pessoas físicas com insuficiência de recursos no RCPN.
RESTAURAÇÃO
CONCEITO
A perenidade dos registros civis não os torna imunes à ação do tempo ou a acontecimentos capazes de atingir materialmente o acervo registral. O envelhecimento dos livros pode provocar deterioração e perda parcial de seu conteúdo, assim como incêndios, inundações e outros eventos podem ocasionar a destruição total ou parcial de folhas, livros ou registros.
Para essas situações, o ordenamento jurídico prevê a restauração, procedimento destinado a recuperar um registro que comprovadamente existiu, mas cujo conteúdo foi total ou parcialmente perdido.
Restaurar não significa realizar um novo registro do fato ou ato. Significa reconstituir o registro preexistente, tanto quanto possível em sua conformação originária, preservando sua identidade e respeitando o princípio da unitariedade do assento.
Durante muito tempo, a restauração esteve vinculada à via judicial. A disciplina normativa mais recente, contudo, passou a admitir, nas hipóteses autorizadas, a restauração pela via administrativa, diretamente perante o Registro Civil, sem prejuízo da utilização da via judicial quando necessária.
O procedimento é instaurado mediante requerimento do interessado, acompanhado de certidões anteriormente expedidas, documentos, traslados, cópias, informações constantes de outros registros e de todos os demais elementos idôneos que possam contribuir para a segura recomposição do assento.
Na restauração administrativa, em regra, não se exige prévia autorização judicial. A restauração de registro de óbito, contudo, submete-se à disciplina própria e exige a observância da intervenção judicial prevista para essa hipótese.
Uma vez restaurado, o assento é recomposto no livro correspondente à sua natureza, preservando-se, na medida em que possam ser comprovados, os elementos de identificação do registro originário, como livro, folha, número de ordem e data da lavratura. A restauração recompõe a matriz registral; não cria um segundo registro do mesmo fato ou ato.
SUPRIMENTO
CONCEITO
O suprimento é o instrumento jurídico destinado a sanar uma ausência registral, que pode decorrer tanto da falta do próprio registro quanto da omissão, em assento já lavrado, de elemento essencial que dele deveria constar.
Na primeira hipótese, o fato ou ato ocorreu, foi emitida certidão, mas o registro não foi lavrado. O suprimento possibilita a lavratura do assento omitido, mediante a demonstração da ocorrência do fato ou ato e dos elementos necessários à sua formação.
Na segunda, o registro existe, foi lavrado, mas com a omissão de elementos que dele deveriam constar. Não se pretende corrigir informação lançada incorretamente, mas incluir informação que passará a integrá-lo.
O suprimento pode ser realizado pela via judicial ou administrativa, conforme a natureza da omissão e as hipóteses admitidas pela legislação e pelas normas aplicáveis. A utilização da via administrativa pressupõe que estejam presentes os requisitos que autorizem a atuação direta do Registro Civil; não sendo possível o suprimento nessa esfera, a providência deverá ser obtida judicialmente.
DISTINÇÃO ENTRE RETIFICAÇÃO, RESTAURAÇÃO E SUPRIMENTO
A retificação, a restauração e o suprimento são instrumentos destinados à preservação da integridade do Registro Civil. Embora tenham finalidade comum — assegurar que o acervo registral permaneça completo, íntegro e juridicamente fiel à realidade que deve documentar —, cada um atua diante de uma situação distinta e produz reflexos próprios na forma de ingresso no registro.
A retificação pressupõe a existência do registro e de um elemento que nele foi lançado de forma inexata. Sua finalidade é corrigir o conteúdo existente, sem substituir ou refazer o assento originário.
A restauração pressupõe situação diversa: o registro foi regularmente lavrado, mas, posteriormente, seu conteúdo sofreu perda total ou parcial, em decorrência de deterioração, destruição ou outro evento. Sua finalidade é reconstituir aquilo que comprovadamente existia e se perdeu, preservando a identidade do registro originário.
O suprimento, por sua vez, atua diante de uma ausência. Essa ausência pode atingir apenas elemento que deveria constar de registro existente, ou alcançar o próprio registro, quando o fato ou ato ocorreu, mas o correspondente assento não foi oportunamente lavrado.
FORMA DE INGRESSO NO REGISTRO
As diferenças conceituais entre os três institutos refletem-se diretamente na forma pela qual seus resultados ingressam no acervo registral.
Na retificação e no suprimento de elemento faltante, já existe uma matriz registral. A providência é incorporada ao próprio assento por meio de lançamento posterior, estruturado de forma semelhante à averbação e frequentemente denominado, de maneira genérica, averbação. O registro originário permanece preservado, e o lançamento subsequente documenta a correção ou a integração realizada.
Situação diferente ocorre na restauração e no suprimento de registro faltante. Nesses casos, não há uma matriz materialmente íntegra na qual seja possível simplesmente acrescentar um texto: na restauração, é necessário recompor o registro que existiu e se perdeu; no suprimento, é necessário constituir o registro que deveria ter sido lavrado.
Nessas hipóteses, o ingresso ocorre mediante a lavratura contemporânea de um registro referente a fato ou ato pretérito, destinado, conforme o caso, a restaurar o assento anteriormente existente ou a suprir aquele que não chegou a ser realizado.
A contemporaneidade da lavratura não altera a data histórica do fato ou ato e de quando o registro foi ou deveria ter sido lavrado. O novo lançamento deve deixar evidenciada sua natureza de restauração ou suprimento e preservar, tanto quanto juridicamente possível, a identidade e a continuidade do registro, sem criar duplicidade incompatível com o princípio da unitariedade.
